Возврат товара поставщику: как оформить, порядок, основания, учёт

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат товара поставщику: как оформить, порядок, основания, учёт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Когда можно вернуть товар поставщику

Законодательно срок, в течение которого покупатель отказывается от товара, не установлен. Стороны применяют условия о разумности, учитывая особенности предмета поставки. Если продукция имеет ограниченный срок действия, во внимание принимают время на забор и доставку груза до поставщика с возможностью дальнейшей реализации или использования. Рассмотрим примеры из судебной практики, в которых упоминается возврат товара покупателем поставщику с указанием причин:

• при исполнении контракта поставщик нарушил условия о качестве и сроке передачи. В качестве подтверждения поставщик предоставил накладные и экспертное заключение — Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.07.2018 № Ф01-2645/2018 по делу № А38-9663/2017;
• поставщиком поставлен двигатель. При техническом осмотре двигателя выявлено, что он имеет следы ремонта. В нарушение условий заключенного контракта осуществлена поставка двигателя, собранного из восстановленных узлов и агрегатов, — Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф02-433/2018 по делу № А10-1019/2017;
• поставщиком передано молоко ненадлежащего качества. В подтверждение предъявляется акт проверки достоверности и заключения торгово-промышленной палаты — Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2021 № Ф03-5903/2020 по делу № А73-4860/2020.

Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара).

Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

Вопросы налога на добавленную стоимость при возврате товара

Налогообложение нельзя сбрасывать со счетов при отгрузке или возврате товара. Если и поставщик, и покупатель находятся на общей системе налогообложения, это наиболее простой вариант. В этом случае все поставки заносятся в книгу продаж, потом на них начисляется НДС. Когда товар реализуется, его стоимость включается в прямые затраты.

Но если один из участников сделки находится на специальной системе налогообложения, этот вопрос несколько осложняется, поскольку для спецсистем:

• величина НДС включается в стоимость товара при его оприходовании;
• себестоимость товара включает в себя НДС, за счет чего меняется цена отгрузки;
• счет-фактуру не выписывают (НДС не начисляют).

Если поставщик находится на ОСНО, а покупатель – на «упрощенке», то при его возврате стоимость прихода будет больше, чем в накладной поставки – на величину НДС.

Как правильно оформить документы на возврат любого товара поставщику

Рекомендуем верно составить документацию. Чтобы понять, какие бумаги готовить и отправлять подрядчику, следует выяснить, передались ли права собственности на объект к приобретающей стороне. Если еще не перешли, то все будет максимально просто.

Существует всего 3 возможных сценария:

• выявили одновременно с принятием — не нужно принимать такую продукцию;

• определили несоответствие не сразу;

• по договоренности подрядчик регулярно забирает сомнительный груз и тот, что не успели распродать в сроках реализации.

Как документально вернуть нереализованное

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

• ТОРГ-12;

• счет-фактура.

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель — подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Какими документами оформить возврат товара

При любой системе налогообложения сопроводительные документы на возврат товара оформляются одинаково.

Возврат бракованного товара, а также несоответствие количеству, ассортименту или другим условиям, указанным в договоре, покупатель оформляет актом о расхождениях. Обязательной формы этого документа не предусмотрено, поэтому есть такие варианты:

• воспользоваться унифицированной формой № ТОРГ-2 – акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей;
• разработать свой документ со всеми обязательными реквизитами, перечисленными в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

• Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
• Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Документальное оформление возврата нереализованного товара поставщику

Еще раз подчеркнем, что право на возврат качественного товара при отсутствии иных нарушений со стороны поставщика должно быть специально прописано в договоре. Забегая вперед, скажем, что налоговые органы рассматривают такую операцию как обратную реализацию, то есть поставку товара, где поставщик и покупатель меняются местами.

Собственно говоря, если право на возврат нереализованного товара не закреплено в договоре поставки, но стороны согласны с таким развитием ситуации, они могут оформить отдельную сделку по обратной продаже товара.

Следуя этой логике, при возврате нереализованного товара (независимо от того, предусмотрен возврат в основном договоре поставки или в ином соглашении сторон) следует оформить:

• Продавец оформляет товарную накладную (можно использовать форму ТОРГ-12);
• Покупатель счет-фактуру больше не составляет, а регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Налоговые нюансы возврата товара

Рассмотрим некоторые налоговые нюансы при оформлении возврата товара.

1. При возврате некачественного товара, не принятого покупателем (не рассматривается налоговым законодательством как отдельная операция по реализации):
   • НДС по данной операции не уплачивается, следовательно, покупатель не выдает поставщику счет-фактуру (Письмо Минфина России от 28.01.2020 № 03-07-09/4850);
   • поставщик передает покупателю корректировочную счет-фактуру и товарную накладную.
2. При возврате товара, принятого покупателем (рассматривается как отдельная операция по реализации):
   • покупатель выставляет счет-фактуру, а поставщик на его основании принимает НДС к вычету (п. 5 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ);
   • покупатель при необходимости восстанавливает сумму НДС к уплате в бюджет по возвращаемому товару, которую ранее принял к вычету, причем восстановление должно производиться в том периоде, когда был произведен возврат товара (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ);
   • поставщик производит перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Возврат товара поставщику в 2021 — 2022 годах: НДС

1. Сторнировать запись

• Дт 19 Кт 60 — СТОРНО на сумму НДС, приходящуюся на возвращаемый товар;
• Дт 68 Кт 19 — СТОРНО на сумму принятого к вычету НДС, приходящуюся на возвращаемый товар
• Дт 41 Кт 60 — СТОРНО на сумму договорной стоимости товара без НДС

2. Оформить обратный выкуп

Покупатель отражает реализацию товаров:

• Дт 62 Кт 90 — на сумму выкупа с НДС;
• Дт 90 Кт 41 — на стоимость возвращаемых товаров;
• Дт 90 Кт 68 — на сумму НДС.

Продавец, соответственно, приходует эти товары у себя в учете:

• Дт 41 Кт 60 — на стоимость возврата (выкупа);
• Дт 19 Кт 60 — на сумму НДС;
• Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету.

ВНМАНИЕ! При возврате качественного товара лучше всего оформить новый договор поставки, по которому вы — покупатель, а ваш покупатель — поставщик.Возврат качественного товара по новому договору учитывайте как обычную покупку. НДС примите к вычету по счету-фактуре покупателя, ставшего поставщиком (Письма Минфина от 20.08.2021 N 03-03-06/1/67181, от 06.11.2018 N 03-03-06/1/79496).

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Воз­врат то­ва­ров по­став­щи­ку со­про­вож­да­ет­ся воз­врат­ной на­клад­ной (на­при­мер, по форме N ТОРГ-12 с от­мет­кой: «Воз­врат то­ва­ров») или актом воз­вра­та то­ва­ров поставщи­ку.

До­ку­мен­ты на воз­врат то­ва­ра от по­ку­па­те­ля по­став­щи­ку пе­ре­да­ют­ся вме­сте с возвра­щен­ным то­ва­ром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю вы­став­лять счет-фак­ту­ру на воз­врат то­ва­ров не нужно.

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара). Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указываются:

• полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
• номер и дата договора купли-продажи (поставки);
• номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
• наименование товара, его количество и стоимость;
• выявленное расхождение (неисправность);
• ссылки на нормативные акты;
• требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика?

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара).

Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указывается:

• полное название и реквизиты покупателя и поставщика;

• номер и дата договора купли-продажи (поставки);

• номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;

• наименование товара, его количество и стоимость;

• выявленное расхождение (неисправность);

• ссылки на нормативные акты;

• требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

• Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.

• Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим, что не важно, по какой причине происходит возврат.

Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Как отразить в декларации по НДС возврат товара от покупателя

Порядок отображения возврата товара от покупателя в декларации по НДС напрямую зависит от причин возврата.

Если товар не был принят покупателем, то есть право собственности на товар так и не перешло, то выручка по отгруженному товару отображается в декларации по НДС (заполняется строка 010 – 020 раздела 3 декларации по НДС). При возврате товара идет вычет НДС на сумму возвращенного товара – основанием является корректировочный счет-фактура поставщика.

Если товар все же был поставлен покупателем на учет, то необходимо проводить «обратную реализацию». Изначально необходимо отобразить выручку от реализации в строке 010 – 020 раздела 3 декларации по НДС, а по факту возврата товара необходимо отобразить вычет НДС, но только на основании счета-фактуры составленного уже его покупателем.

Отражение возврата в Комплексной конфигурации

В Комплексной конфигурации возврат от покупателя регистрируется документом «Возврат от покупателя», а возврат поставщику регистрируется документом «Возврат поставщику».

Для отражения позиции Минфина России, изложенной в письме от 07.03.2007 №03-07-15/29, в конфигурацию добавлена возможность на основании документа «Возврат от покупателя» вводить документ «Счет-фактура полученный», а на основании документа «Возврат поставщику» вводить документ «Счет-фактура выданный».

Поле «Номер и дата сч-фак.(вручную)» предназначено для заполнения номера и даты счета фактуры вручную, в том случае, если возврат осуществляется без указания документа поступления или отгрузки.

Порядок отражения в учете возвратов см. в таблице.

Таблица

	Книга покупок	Книга продаж
«Возврат от покупателя», счет-фактура полученный зарегистрирован	Фиксируется запись на сумму возвращенных ценностей.Основание — счет-фактура документа возврата	—
«Возврат от покупателя», счет-фактура полученный не зарегистрирован	Фиксируется запись на сумму возвращенных ценностей. Основание — счет-фактура документа отгрузки	—
«Возврат поставщику», счет-фактура выданный выписан	—	Фиксируется запись на сумму возвращенных ценностей. Основание — счет-фактура документа возврата
«Возврат поставщику», счет-фактура выданный не выписан	—	Не отражается, выдается соответствующее предупреждение

Таким образом, возвраты от покупателей отражаются в книге покупок либо по счету-фактуре возврата, либо, если такой не зарегистрирован, по счету-фактуре документа отгрузки.

Возвраты поставщику в книге продаж отражаются только в случае выписанного счета фактуры.

Кaк вepнyть НДФЛ c пpoцeнтoв пo ипoтeкe чepeз paбoтoдaтeля

Еще один вариант получения налогового вычета по уплаченным процентам — оформить заявление на получение вычета у работодателя, по которому он не будет удерживать НДФЛ, пока не исчерпается сумма положенного вам налогового вычета.

Оформление вычета через работодателя возможно в любой момент. Необязательно ждать окончания текущего года. Порядок действий:

1. Собрать пакет документов, передать их ФНС и заполнить заявление для получения вычета через работодателя.
2. Ждать 30 дней проверку ФНС. Если она пройдет успешно, налоговая направит работодателю соответствующее заявление.
3. Написать в бухгалтерии работодателя заявление о предоставлении налогового вычета.

После этого вы начнете получать зарплату полностью, без вычета НДФЛ. Так будет, пока положенная сумма вычета не будет исчерпана. Далее можно снова подавать документы на получение следующего «транша».

Возврат товара поставщику в 2021 — 2022 годах: НДС

1. Сторнировать запись

• Дт 19 Кт 60 — СТОРНО на сумму НДС, приходящуюся на возвращаемый товар;
• Дт 68 Кт 19 — СТОРНО на сумму принятого к вычету НДС, приходящуюся на возвращаемый товар
• Дт 41 Кт 60 — СТОРНО на сумму договорной стоимости товара без НДС

2. Оформить обратный выкуп

Покупатель отражает реализацию товаров:

• Дт 62 Кт 90 — на сумму выкупа с НДС;
• Дт 90 Кт 41 — на стоимость возвращаемых товаров;
• Дт 90 Кт 68 — на сумму НДС.

Продавец, соответственно, приходует эти товары у себя в учете:

• Дт 41 Кт 60 — на стоимость возврата (выкупа);
• Дт 19 Кт 60 — на сумму НДС;
• Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету.

ВНМАНИЕ! При возврате качественного товара лучше всего оформить новый договор поставки, по которому вы — покупатель, а ваш покупатель — поставщик.Возврат качественного товара по новому договору учитывайте как обычную покупку. НДС примите к вычету по счету-фактуре покупателя, ставшего поставщиком (Письма Минфина от 20.08.2021 N 03-03-06/1/67181, от 06.11.2018 N 03-03-06/1/79496).

В первую очередь отметим, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В силу п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Соответственно, формы первичных документов могут быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно.

При этом на основании п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов должны содержать обязательные установленные реквизиты.

При этом с 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

Соответственно, каждая организация может самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать, либо применять используемые ранее формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвердив их своим приказом.

Возврат бракованного товара осуществляется в соответствии с порядком, установленным договором поставки (смотрите, например, постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2016 N 17АП-17424/16 и Арбитражного суда Уральского округа от 12.10.2015 N Ф09-7183/15 по делу N А60-267/2014).

При отсутствии в договоре условий возврата бракованной продукции следует исходить из положений ГК РФ о купле-продаже (гл. 30 ГК РФ).

В соответствии с п. 2.1.7 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации), в случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Таким образом, в случае выявления некачественного товара организация-покупатель должна оформить соответствующие документы, порядок оформления которых зависит от того, в какой момент был выявлен бракованный товар:

• до принятия на учет товаров покупателем (до перехода права собственности к покупателю);

• после принятия товаров на учет покупателем (после перехода к покупателю права собственности на товар).

Рассмотрим данные варианты более подробно.

Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки товара на склад, то покупатель должен оформить претензию поставщику, а также акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ (форма ТОРГ-2).

Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

На основании соответствующего акта покупателем составляется претензия поставщику. Унифицированной формы претензионного письма не установлено, и организации следует разработать форму такого письма самостоятельно.
Порядок и форма выставления такой претензии должны быть установлены договором.

Соответственно, претензия может быть составлена в произвольной форме, но при этом она должна содержать следующие данные:

• ссылку на договор;

• вид некачественного товара, номер партии и упаковки;

• ссылку на акт о браке;

• требования покупателя относительно бракованного товара;

• вывод независимой экспертизы (если она проводилась);

• в чем состоит брак и его причины;

• количество некачественного товара;

• требования покупателя относительно бракованного товара (возврат, замена и т.п.).

В п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, указано, что покупатель при возврате продавцу некачественных товаров оформляет в его адрес расходную накладную.

Соответственно, возврат некачественного товара поставщику организация может оформлять в том числе расходной накладной.

Форма расходной накладной на сегодняшний день законодательно не установлена, поэтому для оформления возврата товаров покупатель может использовать самостоятельно утвержденную форму (при соблюдении требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику

В апреле 2022 года компания отгрузила продукцию на сумму 7 200 руб. (в т.ч. НДС – 1 200 руб.). В следующем месяце покупатель вернул бракованный товар на сумму 1 080 руб. (в т.ч. НДС – 180 руб.). Себестоимость реализованных ТМЦ – 5 000 руб., а возвращенных – 750 руб.

Проводки у компании-продавца в апреле 2022-го:

Дебет 62 Кредит 90-1 – 7 200 руб. – отражена выручка;

Дебет 90-2 Кредит 41 – 5 000 руб. – списана себестоимость товара;

Дебет 90-3 Кредит 68 – 1 200 руб. – НДС по отгрузке.

Проводки у компании-продавца в мае 2022-го:

СТОРНО Дебет 62 Кредит 90-1 – 1 080 руб. – скорректирована выручка на стоимость возвращенного товара;

СТОРНО Дебет 90-2 Кредит 41 – 750 руб. – скорректирована себестоимость;

СТОРНО Дебет 90-3 Кредит 68 – 180 руб. – НДС, начисленный при реализации, принят к вычету на основании КСФ.

Если же возврат происходит в следующем году и бухотчетность уже сдана, сторнировать ничего не нужно. Доходы и расходы по полученному назад товару относят на счет 91.

Возврат, производимый путем обратной реализации, отражают в бухучете как обычную покупку.

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика

Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.

Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.

Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:

• акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);

• возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).

Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.

Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:

• претензия;

• протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;

• письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;

• заключение экспертов.

Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.

Не всегда возвращается сломанный или некомплектный груз. Иногда отправить приходится полностью рабочую технику или мебель, потому что:

• на эту продукцию претендуют другие люди (согласно ст. 460);

• не сходится объем — его больше или меньше необходимого (ст. 466);

• неверная ассортиментная матрица — незаказанный цвет, вкус, функционал (ст. 468);

• неполный комплект или отказывают в доукомплектации (ст. 480).

Перечень нельзя назвать полным. Можно договориться об изменении условий, дополнении их. В договор вписывается возможность обратной погрузки нереализованного в срок. Для этого обычно прописывают дополнительное формальное основание:

• нет спроса на модель;

• продукт просрочился;

• завершился сезон, в который продается деталь;

• иные согласованные обоснования.

Это лишь часть причин, как можно вернуть качественный товар поставщику: порядок возврата здесь не различается с основной последовательностью. Но бывают и ситуации, когда претензий вообще нет, но поставку отправляют назад.

Чтобы своевременно проверить количество и ассортимент поставляемого груза, можно пойти двумя путями. Сотрудник может ппосмотреть каждую коробку, сравнить комплектность и сверить штрихкоды вручную. А есть более быстрый способ — просто установить специальное программное обеспечение.

Для этого достаточно обратиться в «Клеверенс». Компания подберет правильное оборудование для бизнеса, которое упростит не только приемку, но и автоматизирует многие другие процессы. Это минимизирует издержки и проблемы с пересортом и несоответствием по количеству, сделает учет более быстрым.

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

• ТОРГ-12;

• счет-фактура.

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель — подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию — отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.

Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.

В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.

Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.

Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Если возник вопрос, как оформить возврат брака поставщику, сначала надо определить основные слагаемые этой операции.

По сути, возврат представляет собой обратную реализацию товара продавцу, поэтому такую сделку можно отразить в отчетности как продажу. Однако это только один из вариантов занесения возврата товара в отчетность. Его используют, если изначально товар был качественным, однако по каким-либо причинам он не подошел покупателю.

Есть общий принцип. Когда в роли покупателя товара выступает плательщик НДС — выставляется счет-фактура, который нужно зарегистрировать как в книге продаж покупателя с кодом КВО 01, так и в книге покупок поставщика-плательщика НДС (код КВО 01).

Если предприниматель не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты этого налога, поставщик регистрирует в книге покупок счет-фактуру, по которому был отгружен товар, и указывает код КВО 16. В этом случае продавец регистрирует один и тот же счет-фактуру дважды: в книге продаж с кодом КВО 01/КВО 26 и в книге покупок с кодом КВО 16.

В остальном ситуации отличаются и об этом поговорим дальше.

Речь о претензии и акте возврата некачественного товара.

Претензия составляется на фирменном бланке компании с подписью уполномоченного лица, выступающего от имени компании и обладающего нужными полномочиями. Чаще всего это бухгалтер.

Претензия обязательно должна содержать:

1. Полное и правильное название компании.
2. Юридический адрес.
3. Фактический адрес.
4. Сведения о покупателе.
5. Реквизиты покупателя.
6. Номер и дату договора, на который оформляется претензия.
7. Полный подробный список претензий к товару: его качество, количество, неправильная комплектация и так далее. Желательно ссылаться на действующее законодательство о возврате вещей. Тогда претензия выглядит более корректно.
8. Список требований к поставщику: осуществление возврата, проведение обмена, денежная компенсация, другое.
9. Срок, в который поставщик должен рассмотреть эту претензию. В течение этого же срока он обязан письменно уведомить клиента о принятом решении.
10. Необходимые сопроводительные документы.

Также нужно подготовить акт возврата некачественного товара. Речь о документе, который составляют несколько лиц для подтверждения факта возврата некачественного товара. Он подкрепляется данными экспертизы и является официальным доказательством претензий покупателя к поставщику.

В документе содержится такая информация:

1. Дата составления.
2. Место составления.
3. Реквизиты поставщика.
4. Реквизиты клиента.
5. Наименование некачественного товара.
6. Если есть, номер документа, условия которого нужно исполнить после составления этого акта.
7. Подробное описание процедуры возврата купленной партии или единицы на склад поставщика.
8. Прописанный порядок перевода денежных средств, которые заплатил клиент, на счет поставщика.
9. Указанный размер и сроки компенсаций, которые возможны в данной ситуации.
10. Подписи и печати обеих сторон.

Помните, поставщик может отказаться от выполнения условий претензии, даже если действительно доставил вам бракованный товар.

Поэтому заранее подготовьте как можно больше доказательств:

1. Сделайте фотографии.
2. Снимите видео.
3. Вызовите нотариуса, который официально зафиксирует факт получения бракованного товара.
4. Обратитесь в торгово-промышленную палату.
5. Также можно провести экспертизу в выбранной организации.

Доказательства помогут вам защитить свои интересы в арбитражном суде.

Обязательно отправьте поставщику письмо с описью вложения и обратным уведомлением по почте. Также вы можете отправить такое письмо с курьером с отметкой о доставке или нарочным сообщением с отметкой о вручении. Если юридический и фактический адреса отличаются, отправляйте на оба.

Похожие записи:

• Пособия семьям с детьми вырастут с 1 ноября 2022 года
• Пособие матери-одиночке в 2023 году
• Доверенность на представление интересов в суде юрлица или ИП